Når en stor virksomhed som f.eks. Vestas får nye kunder, indgår nye samarbejdsaftaler, indfører nye tiltag i virksomheden, eller der sker lignende forandringer, så informerer ledelsen som regel medarbejderne enten i form af møder, intranet eller interne nyhedsbreve/personaleblade.

Kommunikationsmedarbejderen sørger for, at der er informationsflow i virksomheden, og at alle medarbejdere føler sig tilstrækkeligt informeret. Intern kommunikation er nemlig en forudsætning for, at det daglige arbejde overhovedet kan fungere. Det er vigtigt, at den rette medarbejder får den rette information, så vedkommende kan udføre en arbejdsopgave.

Intern kommunikation er desuden en forudsætning for trivslen på en arbejdsplads. Kommunikationen medvirker nemlig til, at medarbejderne føler, de sidder med om det runde bord, når vigtige beslutninger skal træffes. Det giver en følelse af at være en del af et fællesskab og at være værdsat.

Med intern kommunikation sikrer virksomheden også, at der arbejdes efter de samme værdier i alle afdelinger. Hvis topledelsen eksempelvis har en vision om, at man skal være en god arbejdsplads for de ansatte, og hvis virksomheden bruger det i sin markedsføring, så er det vigtigt for troværdigheden, at man arbejder ud fra den værdi i alle afdelinger. Det sikrer man blandt andet ved at pleje sin forbindelse mellem øverste ledelse og hver enkelt medarbejder.

Det er intern kommunikation, som vi kender det, og som det er blevet praktiseret i de fleste virksomheder i mange år. Desværre bliver denne form for kommunikation ofte skubbet bagerst i køen, når en virksomhed skal fordele sine ressourcer – og det kan vise sig at være en uheldig prioritering.

Medarbejderne bliver ambassadører

Virksomheders kommunikation har ændret sig de sidste mange år. I kan sikkert nikke genkendende til det øgede antal af iPads og smartphones, som ligger på skrivebordene rundt omkring i virksomheden eller agerer højre hånd ved mundtlige oplæg. I har sikkert også lagt mærke til, at I sender flere mails end tidligere, og at en langt større del af informationsudvekslingen sker online via intranet eller sågar på sociale medier.

Intern kommunikation i sin mest effektive form har også ændret sig, og i dag kan det siges at være en forudsætning for en virksomheds eksterne kommunikation.

Tag for eksempel Vestas igen. Vestas har 15.000 ansatte, og alle disse medarbejdere bruger formentlig alle sammen diverse sociale platforme i deres fritid. Det er ikke utænkeligt, at medarbejderne i ny og næ diskuterer trivsel på arbejdspladsen eller beretter om virksomhedens kommende tiltag til familie og venner over middagsbordet eller på Facebook.

Vestas’ ansatte kan derfor anses som ambassadører eller talsmænd for virksomheden.  Og jo bedre medarbejderne føler sig tilpasse, jo bedre ambassadører er de.

Er en medarbejder i Vestas eksempelvis informeret om, at man har fået en ny stor kunde i USA, og føler medarbejderen sig værdsat og som en del af virksomheden, så vil medarbejderen formentlig være stolt og omtale nyheden positivt til venner og bekendte.

Det er da heller ikke usandsynligt, at medarbejderen deler nyheden på Facebook, og dermed er Vestas lykkes med at nå ud til vedkommendes omgangskreds, og den eksterne kommunikation er hermed blevet styrket.

Men hvordan håndterer I som virksomhed så bedst muligt denne form for informationsdeling?

Giv information og skulderklap med korte personalefilm

Traditionelt har virksomheder koncentreret sig om at informere om tiltag fra øverste ledelse, og kommunikationsmedarbejderen har blandt andet benyttet intranet og personaleblade.

En undersøgelse foretaget af Nordisk Kommunikation A/S i 2005 viser dog, at hverken intranettet eller personalebladet vægtes særlig højt hos medarbejderne. De benytter sig i stedet af øverste ledelse og nærmeste chef, andre medarbejdere og møder og e-mails, når de skal holde sig informeret om virksomhedens gøren og laden.

Der er løbet en del vand i åen siden 2005, og det kan derfor være svært at sige, om det stadigvæk forholder sig sådan på arbejdsmarkedet. Under alle omstændigheder bør I undersøge, hvordan jeres medarbejdere holder sig informeret om den daglige gang i jeres virksomheds forskellige afdelinger.

Hvis jeres medarbejdere eksempelvis ikke læser personaleblade eller interne nyhedsbreve, er det værd at overveje, om I vil bruge energi og ressourcer på at producere dem.

I stedet kan I planlægge flere møder med nærmeste chefer og topledelsen. Det kan dog være tidskrævende, og det er ikke sikkert, det er nemt at finde plads i kalenderen hos hverken den enkelte medarbejder eller den øverste chef.

Som alternativ kan I producere videomateriale og bruge billeder i jeres kommunikation. I stedet for at sætte jeres kommunikationsmedarbejder til at skrive artikler til personalebladet, kan I sætte ham eller hende til at producere små film fra øverste ledelses dagligdag og fra medarbejdernes daglige arbejde. Det er unægteligt mere interessant at lytte til medarbejdernes og ledelsens egne ord og at få sat ansigter på kollegaerne end at læse kommunikationsmedarbejderens skildring af dagligdagen.

Virksomheder har ofte haft en tendens til kun at informere fra øverste ledelse ud til medarbejderne. Men informationsdelingen kan med fordel gå begge veje, så man også rapporterer om medarbejdernes daglige arbejde. På den måde opnår medarbejderne større fællesskabsfølelse, og virksomheden får dermed større effekt af kommunikationen. Det lægger desuden yderligere op til, at medarbejderne ”reklamerer” med deres arbejde.

I kan også benytte jer af sociale medier så som Twitter og Instagram, hvor jeres medarbejdere og ledelse kan følge hinanden og dermed opnå større kontakt og fællesskabsfølelse. Det er dog vigtigt, at I sørger for at etablere nogle retningslinjer for, hvordan I agerer på disse sociale medier, da det ellers kan have en negativ effekt.

Det skal du tage med herfra

Som virksomhed bør I betragte intern og ekstern kommunikation som hinandens forudsætninger, og I bør overveje, hvilke kanaler, I bruger i jeres kommunikation mellem ledelse og hver enkelt medarbejder. I kan med fordel producere små film, så I og jeres medarbejdere lynhurtigt kan danne et overblik over andre afdelingers arbejde. Som en ekstra bonus får I sat ansigter på medarbejderne og kommer tættere på hinanden.